Datenschutzerklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Kundenzufriedenheitsumfragen

1. Zweck der Datenverarbeitung

Im Rahmen unserer Kundenzufriedenheitsumfragen erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschließlich zu dem Zweck, systematische Rückmeldungen zur Wahrnehmung und Bewertung unserer Produkte, Dienstleistungen und Serviceprozesse zu erfassen. Ziel ist es, fundierte Erkenntnisse über die Zufriedenheit unserer Kundinnen und Kunden zu gewinnen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und daraus konkrete Maßnahmen zur Optimierung unseres Angebotes abzuleiten. 
Die Auswertung erfolgt teilweise über längere Zeiträume, um Entwicklungen und Trends zuverlässig zu erkennen und diese nachhaltig in die Weiterentwicklung unserer Produkte, Dienstleistungen und Serviceprozesse einfließen zu lassen. 

Die Teilnahme an den Umfragen ist freiwillig und erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der kontinuierlichen und zielgerichteten Weiterentwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen und der Stärkung der Kundenbindung. 

2. Umgang mit personenbezogenen Daten und Weitergabe

Alle im Rahmen der Umfrage erhobenen personenbezogenen Daten werden streng vertraulich behandelt und ausschließlich zu den zuvor definierten Zwecken verwendet und unter Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen verarbeitet und gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht – ausgenommen ist die Verarbeitung durch beauftragte Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO, wie z.B. durch Microsoft Ireland Operations Limited.

Microsoft Ireland Operations, Ltd.
Attn: Data Privacy
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18, D18 P521
Ireland

3. Einsatz von cloudbasierten Diensten von Microsoft 

3.1. Beschreibung der Dienste
Zur Durchführung, Erfassung und Auswertung unserer Kundenzufriedenheitsumfragen nutzen wir Dienste aus der Microsoft Dynamics 365- und Power Plattform Suite, Microsoft Dynamics 365 Customer Voice, 
Power Automate sowie Microsoft Dynamics 365. Diese ermöglichen uns, Rückmeldungen effizient zu erfassen und daraus fundierte Erkenntnisse zur Kundenzufriedenheit abzuleiten.

Die Umfragedaten werden durch die Bizerba SE & Co. KG verarbeitet. 
Microsoft Ireland Operations Limited agiert hierbei als Auftragsverarbeiter und verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und gemäß unseren Weisung. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

Die erhobenen Umfragedaten, einschließlich etwaiger personenbezogener Angaben (z.B. Name, Unternehmen, Position, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rückmeldungen), werden nach Eingang in unser Microsoft Dynamics 365 (CRM) überführt und dort zur gezielten Verbesserung unserer Produkte, Dienstleistungen und internen Prozesse gespeichert und verarbeitet. Die interne Datenanalyse und Visualisierung erfolgen in Microsoft Power BI.

3.2. Gesammelte Daten
Im Rahmen der Umfragen können folgende Daten erhoben und verarbeitet werden:

• Antwortdaten: 
  • Antworten auf geschlossene und offene Fragen mit Bewertungsmöglichkeiten, Auswahloptionen und Freitextantworten 
• Metadaten: 
  • Datum und Uhrzeit der Teilnahme
  • Sprache der Umfrage
  • Kanal der Einladung (z.B. Email, Link)
  • Status der Einladung (gesendet, geöffnet, beantwortet)
  • Zuordnung zur Insights Journey 
• Personenbezogene Daten: 
  • Name
  • Unternehmen
  • Position
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummern 
  • Case Nummer
• Technische Daten: 
  • IP-Adresse
  • Gerätetyp oder Browserinformationen (eingeschränkt)
  • Cookies oder Tracking-IDs (bei Web-Einbettung)
  • Microsoft Dynamics 365 Customer Voice verwendet zudem Cookies, um die Funktionalität der Umfragen sicherzustellen. Nähere Informationen finden Sie hier. 
     

4. Speicherdauer

Die im Rahmen der Kundenzufriedenheitsumfrage erhobenen personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie sie für die Auswertung und Ableitung von Maßnahmen zur Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen erforderlich sind. Eine feste Speicherdauer ist aufgrund der langfristigen Analyseziele nicht festgelegt; die Notwendigkeit der Speicherung wird regelmäßig überprüft. Die Daten werden bei Wegfall des Zwecks oder auf ausdrückliche Aufforderung gelöscht oder datenschutzkonform anonymisiert.

5. Empfänger/Auftragsverarbeiter

Empfänger sind die intern zuständigen Fachbereiche (z.B. Sales Excellence, Kundenservice, Produktmanagement, Qualität), sowie IT-Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (insb. Microsoft Ireland Operations Limited). Die Verarbeitung erfolgt vorrangig auf Servern innerhalb der Europäischen Union; sollte in Einzelfällen ein Zugriff aus Drittländern (z.B. Support) erforderlich sein, erfolgt dieser auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und zusätzlicher Schutzmaßnahmen.