Prohlášení o ochraně osobních údajů

1. Účel zpracování údajů

V rámci našich průzkumů spokojenosti zákazníků shromažďujeme a zpracováváme osobní údaje výhradně za účelem získání systematické zpětné vazby ohledně vnímání a hodnocení našich produktů, služeb a servisních procesů.

Cílem je získat fundované poznatky o spokojenosti našich zákazníků, identifikovat potenciál pro zlepšení a na základě toho odvodit konkrétní opatření k optimalizaci naší nabídky.

Vyhodnocení se provádí částečně po delší dobu, aby bylo možné spolehlivě rozpoznat vývoj a trendy a trvale je zohlednit při dalším vývoji našich produktů, služeb a servisních procesů.

Osobní údaje za účelem navázání kontaktu v souvislosti s průzkumem spokojenosti zákazníků zpracováváme na základě plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
Účast v průzkumech je dobrovolná a vychází z našeho oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR na neustálém a cíleném rozvoji našich produktů a služeb a posilování loajality zákazníků.

2. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Za účelem realizace obecných průzkumů spojenosti zákazníků zpracováváme osobní údaje v rozsahu název firmy, pracovní pozice, jméno a příjmení, e-mailová adresa a telefonní číslo.
Za účelem realizace průzkumů spojenosti zákazníků se servisními zásahy zpracováváme osobní údaje v rozsahu název firmy, PŠČ, jméno a příjmení, e-mailová adresa.
Shromážděné údaje z průzkumu, zpracováváme včetně případných osobních údajů v rozsahu jméno a příjmení, název firmy, pozice, e-mailová adresa, telefonní číslo, zpětná vazba.

3. Nakládání s osobními údaji a jejich předávání

Veškeré osobní údaje shromážděné v rámci průzkumu jsou zpracovávány jako přísně důvěrné a používány výhradně k předem definovaným účelům. Jsou zpracovávány a ukládány v souladu s platnými předpisy o ochraně osobních údajů.

K předávání třetím stranám nedochází – výjimkou je zpracování pověřenými poskytovateli služeb (zpracovateli) v rámci zpracování zakázky podle čl. 28 GDPR, např. společností Microsoft Ireland Operations Limited.

Microsoft Ireland Operations, Ltd.
Attn: Data Privacy
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18, D18 P521
Irsko

4. Používání cloudových služeb společnosti Microsoft

4.1 Popis služeb
K provádění, zaznamenávání a vyhodnocení našich průzkumů spokojenosti zákazníků využíváme služby z balíčku Microsoft Dynamics 365 a Power Platform Suite, Microsoft Dynamics 365 Customer Voice, Power Automate a Microsoft Dynamics 365.

Tyto služby nám umožňují efektivně zaznamenávat zpětnou vazbu a odvozovat z ní fundované poznatky o spokojenosti zákazníků.

Údaje z průzkumu zpracovává společnost Bizerba Czech & Slovakia s.r.o. Společnost Microsoft Ireland Operations Limited v tomto případě působí jako zpracovatel údajů a zpracovává údaje výhradně naším jménem a podle našich pokynů.

Zpracování údajů probíhá na serverech v rámci Evropské unie.

Shromážděné údaje z průzkumu, včetně případných osobních údajů (např. jméno, společnost, pozice, e-mailová adresa, telefonní číslo, zpětná vazba), jsou po přijetí převedeny do našeho systému Microsoft Dynamics 365 (CRM). Tam jsou uloženy a zpracovány za účelem cíleného zlepšování našich produktů, služeb a interních procesů. Interní analýza a vizualizace údajů se provádí v Microsoft Power BI.

4.2 Shromážděné údaje

• Odpovědi: 
  • odpovědi na uzavřené a otevřené otázky s možností hodnocení, výběru z možností a volným textem
• Metadata: 
  • datum a čas účasti
  • jazyk průzkumu
  • kanál pozvánky (např. e-mail, odkaz)
  • stav pozvánky (odeslána, otevřena, zodpovězena)
  • přiřazení k Insights Journey
• Osobní údaje: 
  • jméno, společnost
  • pozice
  • e-mailová adresa
  • telefonní čísla
  • číslo případu
• Technické údaje: 
  • IP adresa
  • typ zařízení nebo informace o prohlížeči (omezeně)
  • soubory cookie nebo identifikátory pro sledování (v případě vložení do webu)
  • Microsoft Dynamics 365 Customer Voice také používá soubory cookie k zajištění funkčnosti průzkumů. Více informací naleznete zde.

5. Doba uchovávání

Osobní údaje shromážděné v rámci průzkumu spokojenosti zákazníků budou uchovávány po dobu nezbytnou k vyhodnocení a odvození opatření ke zlepšení našich produktů a služeb.

Vzhledem k dlouhodobým cílům analýzy není stanovena pevná doba uchovávání; nutnost uchovávání je pravidelně přezkoumávána. Současně jsou údaje v případě dlouhodobého uschování anonymizovány, tzn. nejsou již dále zpracovávány identifikační údaje konkrétních respondentů.

Po zániku účelu nebo na výslovnou žádost budou údaje vymazány nebo anonymizovány v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů.

6. Příjemci/zpracovatelé

Příjemci jsou interní příslušné odborné oddělení (např. Sales Excellence, zákaznický servis, produktový management, kvalita) a poskytovatelé IT služeb v rámci zpracování zakázek (zejména Microsoft Ireland Operations Limited).

Zpracování se provádí přednostně na serverech v Evropské unii; pokud je v jednotlivých případech nutný přístup ze třetích zemí (např. podpora), provádí se na základě standardních smluvních doložek EU a dodatečných ochranných opatření.